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如何有效防止员工将内部文件带出公司？

发布日期：2025-06-11 18:52:49 浏览次数： 123 来源：企云心服

现代办公场景下，企业的很多重要文件资料等大多都是电子版文件。对于企业管理者来说，员工可以任意传播或者将文件带出公司，这对企业的重要文件来说都有着一定的安全隐患。即便是纸质版的文件，也有被复印或者带出公司的风险。

那企业该如何对文件进行安全管理呢？企云心服在本篇文章中就给大家介绍一个好用的管理方法。

企业想要管理好内部的文件不被泄漏，或者外部文件混入公司内部影响声誉，那就要提前搭建好完善的文件管理体系。文件管理体系分为电子版文件管理系统和纸质版文件管理系统。

电子版文件管理系统推荐企业腾讯文档+腾讯微盘一起使用。

腾讯文档可以帮助企业进行协同办公，提升企业的办公效率；还可以对文档进行权限管理，比如设置哪些人群只有浏览权限，哪些人群可以有编辑权限，哪些人群又可以下载等等。

除此之外，腾讯文档还可以设置防伪水印、文档被恶意修改后找回历史版本、文件删除回收箱保留、成员离职文件自动转交、批量操作预警等等功能，多方位、多角度帮助企业在电子文档的管理中进行设置，维护企业文件的安全，防止企业电子文件被任意转发或者截图传播。

企业电子文件的管理用腾讯文档再辅助腾讯微盘来使用更加全面。腾讯微盘可以将企业内部的所有文件统一进行存储管理。不管企业文件的版本是腾讯文档、office的还是WPS的，都可以存储在腾讯微盘中。

并且在腾讯微盘中，对不同的文件和文件夹分别进行权限设置管理，满足企业对文件的流通限制的同时，还可以将文件展示给需要查阅或者编辑管理的人员。

另外，腾讯微盘还有明水印和暗水印等防伪工具，企业在重要文件被截图等方式传播出去后，还可以通过水印来溯源传播途径，及时解决问题，防范风险的发生。

电子版的文件安全管理用腾讯文档和腾讯微盘，那书面纸质版的文件，又该如何管理呢？

纸质版的文件管理则需要企业有完善的纸质文件管理流程和纸质文件流通管理系统。其实在数字化大环境的今天，企业完全可以将大部分的文件都用电子版来进行统一管理。

像合同一类的纸质版重要文件做好印章管理和防伪管理；对于需要流通的纸质版文件，同时做好实名领用归还这样的制度流程，就可以防范大部分的文件泄漏问题。

总之，企业想要管理好内部的文件安全，就得提前定制好文件管理制度。例如电子版的文件管理用腾讯文档和腾讯微盘一起管理，纸质版的文件做好实名领用和归还流程等。

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