智能表格的「自动化」功能，可以帮你在工作中自动提醒人、自动盯进度。当出现库存数量不足、产量不达标、业绩不达标等情况，智能表格还能自动预警。

掌握了智能表格的自动化功能，他可以根据你的要求，在任务到期前，帮你自动发消息提醒负责人；巡店巡检时遇到异常时，自动拉群快速沟通；

还可以自动统计每天、每周的经营业绩，自动发给上级领导；销售签单时自动发喜报、库存不足时自动预警等等。

在智能表格里，哪里可以设置自动化呢？

有两种方式：

第一种很简单，在右键里就能设置，这种方式适用于文本、时间等大部分常用的列类型。比如这个项目管理表，如果想在每个任务到期时，自动提醒负责人，就可以点击选中这一列，右键，选择「到达记录的时间时提醒」，添加要通知的负责人就可以了。

在这里，你也可以点击「更多配置」，看到更丰富的设置选项。

第二种设置方式，你可以在智能表格的右上角，点击「自动化」，这里系统会为你推荐一些常用的自动化设置，比如定时提醒等等。当然，这里也可以统一管理已经设置好的所有自动化流程。

知道在哪里找到自动化功能，接下来一起看下：如何设置一条自动化流程？

只需设置两步：

第一步，设置“当满足什么条件”

第二步，设置就“去执行什么操作”

举个最简单的例子，比如自动提醒交周报，就是当每周五下午4点的时候，就发消息提醒大家交周报。

接下来为您介绍自动化功能在各行各业典型的四种用法，帮助大家打开思路，为业务提效。

用法一、项目管理

不管你要进行产品研发、生产交付、开店筹备、活动策划还是各种类型的项目管理，智能表格都可以帮你自动管理项目进度。

首先最常用的，就是在任务即将到期时，自动提醒各任务的负责人注意进度。

怎么设置呢？

只需要在项目管理表选中「预计完成时间」这一列，右键「到达记录的时间时提醒」，点击「更多配置」，选择通过「群消息」发送，选择相应的项目群就可以了。

这种方式会直接在项目群中自动发一条所有人都能看见的消息，提醒某项任务的预计完成时间到了。如果要在这条消息里自动@相应的负责人关注，可以在编辑消息时「插入变量」--选择「负责人」。

另一种方式是不发消息在群里，而是单独提醒对应的任务负责人，这时候你可以在执行操作的部分，选择发送「文档消息」，点击「从之前步骤的记录中选择」，发送给表格中的「负责人」就可以了，这样这条提醒消息就只单发给对应负责人，其他人看不到。

除了在截止日期前提醒进度，第二种常见设置是，如果有耽误进度的问题，比如超时严重，让智能表格帮你自动拉一个专项群，甚至可以把上级主管也拉到群里跟进解决。

怎么设置呢？

还是选中「预计完成时间」这一列，右键「到达记录的时间时提醒」--「更多配置」，然后把执行操作改为「发起群聊」，群成员拉上任务负责人、项目经理和上级主管就可以了。

刚刚介绍了做项目管理时的一些实用的自动化设置，接下来介绍第二种经典用法，如何用自动化快速催收日报周报。

用法二、催收日报周报

在团队管理时，需要员工写日报周报；或者在销售管理时，需要定期管理销售的客户跟进情况等等，以前需要主管挨个催大家提交，如何实现自动提醒？

只需要点击智能表格右上角--自动化--新建流程--选择「定时提醒」，设置比如每周五，9点，发消息到工作群里提醒大家填周报，点击「保存并启用」就可以了。

你还可以设置定期提醒销售跟进客户，比如在登记客户线索的后一天、或者一周后等关键节点，自动提醒销售回访和更新客户情况。

用法三、业绩汇报

门店管理、团队管理时，管理者都要了解最新的业务数据，从而做出正确的决策。

但是以前，每次汇报都要手动统计数据、做图表、整理汇报材料，效率很低，数据更新不及时，现在，用智能表格的仪表盘就可以一键生成可视化的数据看板，数据和图表都是实时更新的，这个数据看板还能每周自动发给老板，汇报重点清晰又高效。

怎么设置呢？

只需要在「仪表盘」的界面上方，点击「设置自动化发送」，设置每周五自动发送到老板所在的工作群里就可以了。

用法四、数据异常提醒

当出现库存数量不足、产量不达标、业绩不达标等情况，智能表格还能自动预警，怎么实现呢？

以库存预警为例，你可以设置当某款产品的库存低于10件时，就自动通知库存管理员和采购。

只需要在库存管理表中，点击右上角--自动化--新建流程--选择「记录修改提醒」，点击选择当「实时可用库存」小于100件时，就发送消息到群里，提醒库存管理员。表格中的所有内容，你都可以进行监测和设置条件提醒。