会议纪要是记载和表达会议主要精神和决议事项的一种公文。它是围绕会议中心议题所形成意见的归纳整理，是会议记录的一种再加工。一个好的会议纪要，能紧贴会议的核心目的，全面、准确地表述各项议题的讨论结果和后续安排，及时发布，便于跟进决议事项的执行进度和目标效果。除办公室部门或专职秘书外，撰写会议纪要也是很多职场人会面临的工作之一，非常考验工作的基本素养、文字能力和情商。会议纪要一般需要报送相关领导、同事，这可能是你的直属领导、甚至更高级别领导能直接接触到你文字能力、逻辑思维、领悟技巧的最直接的方式。即便如此，我们却不难发现很多公司对会议纪要并不重视，纪要缺失或者仅仅把纪要当成一道没有多大用处的手续。事实上，尽管与会者大都习惯在自己的笔记本上记得密密麻麻，但统一、完整的会议纪要始终很难呈现。旗帜的作用被忽视，事后扯皮、争议、虎头蛇尾甚至不了了之的事也就在所难免了。做好会议纪要，既是员工的一项重要工作技能，也是组织的管理高效手段。如何写好、用好会议纪要，尤其避免形式化，应引起管理者和员工的高度重视。成功企业的实践经验证明，凡是开会，必有一个准确完整的会议纪要，重要会议要形成会议决议，会议的各项纪要、决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议纪要中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。这一点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成纪要或决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。
一、跨过写纪要的“心理障碍”
没有经过专门学习和历练的员工，可能再好的文采也写不好会议纪要（包括商谈纪要、电话纪要、访谈纪要、决议等，下同）。毕竟这不是单纯的作文，而是一项非常重要的工作和管理手段，它几乎决定了会议的价值和管理的成败。
对于普通员工而言，一开始很难意识到会议纪要的重要性，尤其是职责上事不关己时。大家会认为，在一个组织里，固定一个“有能力”的员工写纪要就够了，不必人人都会；有些员工把被指派写纪要当成负担，视为额外的任务，甚至会以不会写、不擅长为理由推脱或拒绝。越是不重视它，越是很难发现它的价值，也就不可能主动增加这方面的技能。这个时候，管理者的引导将至关重要。
为了训练每一位员工都能写好用好会议纪要，笔者曾长时间采用了让所有员工轮流做会议记录、会议纪要的做法，并在内部形成为一种习惯和管理约定，目的就是让那些认为没必要、不会写也不想学习的员工跨过写纪要的“心理障碍”。通过入门，改变认知，通过认知，唤起重视，通过重视，加强学习，通过学习，提升技能。通过技能，推动员工成长和发展！
让员工轮流写纪要，是有意锻炼他们聆听、记录、组织、跟踪、协调和解决问题的能力，甚至有促进他们改善知识结构的作用。同时，让他们积极主动地参与到日常的管理中来，换位思考，加强协同，促进其业务技能及综合管理能力的提升。事实证明一心可以二用、一举可以多得的。只要足够重视、认真、主动并方法得当，重视积累，就可能做到会议纪要的内容完整、层次清晰，跟踪起来也比较得心应手。 特别值得提醒的是，用“生手”写会议纪要和进行会议管理，一开始肯定是低效的，会让管理者花大量的时间反复纠错。如果不想耽误正常的工作进度，管理者和当事员工都要付出额外的时间和精力，这会给人以一种得不偿失的感觉。因为看不到未来的价值而眼前的“低效”却显而易见，一时的不解和埋怨也会围绕在你身边。这种情况下，如果没有持之以恒，就很容易半途而废。
闯过“难关”的大多数员工，后来都曾经说过类似的这样一句话：现在回想起来，其实有很多事情都没什么难，只是心里的门槛过不去，一旦过去便豁然开朗了。能力不足时，有人指导和引导就是最好的成长机会，自我封闭或刻意逃避是极其不当的选择，其结果也会越来越被动，越来越脱离团队。二、做好会议纪要的各项准备工作
专题会议：通过会议纪要将会议重要事项知会涉及部门或报送更高级别领导，使其了解本次会议的内容、决议，尤其让领导审批或拍板。这种会议一般为了协调某些跨多部门的重大事项，目的性强，会议纪要能传递的信息非常关键，所以事先就要了解这个会议召开的目的是什么、最主要的是想通过会议传递什么信息、确定什么事情，然后在纪要中突出。例行会议：通过会议纪要明确近期需落实事项，统一思想、传递任务、碰撞火花，敦促参会人员执行相关事宜。所以要事先对任务事项有所了解，会议中专注于捕捉主要事项及负责人员，将相关项目或事项、时间限制、相关负责人清晰列明。这些看似微不足道的细节，经常是给领导留下好印象的关键：掌握会议议程、了解参会人员信息：必要时还必须通过邮件等方式提醒相关参会人员的参会时间、会议议题及会议相关议程材料，为后续起草会议纪要提供便利。掌握参会人员联系方式：提前将会议相关人员联系方式录进手机通讯录（手机、座机，虽然一般企业内部通讯软件有相关信息，但紧急时还是不如手机通讯录快速）。掌握会议室电话/视频使用技巧：记录公司所有会议室会议电话，了解会议电话如何使用（包括单方通话、多方通话使用技巧，每个公司都有差异），提前了解公司会议室视频会议如何使用。在了解会议的目的、议程的基础上，才能腾出更多精力用于准确记录和领会大领导的讲话意见，记录关键词句，理清领导的思路和逻辑，抓住最主要的要点。三、高质量会议纪要的要点
（一）在会议内容的取舍上，要注意做到“去粗取精”，把握议题的侧重点会议纪要是对会议的主要精神和议定事项的记载和表述，抓住会议的中心议题，侧重表述已经取得的一致的或基本一致的意见，去“粗”留“精”。具体来讲，要从三个方面着手：中心议题就是会议应研究和解决的主要问题。把与中心议题关系密切的主要意见尽量写充分、写完整。有时会议的中心议题明确，但有时也不十分明确，或一个会议同时讨论多个议题，且难分主次。遇到这种情况，应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题，放在基本同等的位置上，分题归纳整理。对于起指导作用的会议纪要，应该表述与会人员在讨论中形成的一致意见或基本一致的意见。但与会人员在围绕中心议题发言中，往往在有些问题上看法不完全一致。遇到这种情况，应该对各种意见进行认真研究，然后归纳整理完全一致或基本一致的意见。对少数人提出的意见，如果没有被会议否定，也应该采纳。如果有些意见分歧较大，会议没有能够统一认识，就不应写入纪要中去。一般召开重要会议，大家围绕中心议题讨论后，对会议认可的大多数人的意见、观点等，在会议结束时，主持人会归纳起来进行总结性讲话，对需决定的事项进行“拍板”。这是写入会议纪要的最好材料，也是最便于抓住的“纲”。在写入纪要时，要言简意赅，但必须把问题说明白，讲清楚。（二）在决定事项的表达上，要注意做到“滴水不漏”，把握议题的相关点一个需写纪要的会议，一般都是要决定一个或几个重要事项的。但在写会议纪要时，对决定事项在文字上究竟如何表述，使之观点鲜明、提法准确、不出纰漏呢？最重要的是注意“三性”，把住相关点。会议研究的问题确定后，如何进行文字表述，是写好会议纪要的基础。这就要求起草人员注意用语准确，讲究方法，尽量避免在文字上产生歧义。会议形成的重要决定是要写入纪要的。但会上有时在做出某个决定时，有可能与相关的政策或已有的规定存在某种矛盾。只要不是发生正面的“碰撞”，起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上，选择恰当的表达方式，以尽量避免矛盾。会议纪要的宗旨在于有关方面共同遵循，会议形成的议定事项是要付诸实施的。因此，写会议纪要的目的在于促进落实。如果缺乏可行性，就无法达到其目的。要增强会议纪要的可行性，务必切合实际，力求具体、明白。（三）在写作的方法和体式上，要注意“从实际出发”，把握基本点会议纪要应该有基本的写作方法和比较规范的体式，但也不是一成不变的。究竟怎样写好，应从实际出发，根据会议的内容来灵活运用，但也要把握其基本点。最基本的形式有三种：一是会议名称与文种的组合；二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合；三是有固定形式的会议，如领导碰头会等，也可以直接用会议的次数与文种的组合等，总之，要根据会议的具体情况而定。会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员（出席人、列席人）及会议研究的中心议题等。概况应力求简要，有时可以只写上述方面的部分内容。参加会议人员也可以在正文后面独立成段。正文部分在写作方法上一般采取以下三种：一是按照会议研究的顺序分条排列，逐个说明会议研究了什么问题，做出了什么决定。二是按会议所研究、决定的内容，将主题分为几个部分。三是把会议所涉及的问题和与会人员的意见按性质分类，归纳成几个问题来写。总之，只要认真把握好“会议内容的侧重点、决议事项的相关点、写作方法与体式的基本点”这三个“关键点”，就一定能写出高质量的会议纪要。1. 注重挖掘背景信息
提及相关项目时，必要时增加一两句话语交代背景信息，让未参会人员、上级领导能够理解事情的来龙去脉。
2. 注重领悟领导意图
会议中务必记录领导说话的关键词，纪要最关键的是传递大领导下达了什么信息，但又不能直白的说某某领导说了什么。一般以会议强调、会议认为、会议指出代替，同时要善于利用、换用领导原话，善于拓展领导原话。
3、完善决议事项表述充分度
在不违背决议精神的前提下，在纪要拟定时，需要进一步补充会上表达不充分的相关性内容，让决议事项更加充分条理，即便这些内容没有在会议上被完全陈述。因此在会议纪要撰写过程中，最好的做法是就草拟稿内容再一次甚至两次征集关键参会者的意见，对他们的表述内容是否准确和充分进行一次补充和校正。
4. 注重行文逻辑主次
理清会议思路，有会议议程按议程展开。但有些领导可能思路比较跳跃，不一定会按照节奏出来，中间还包括插科打诨、训话、打断等等，因此纪要务必不能按时间先后，不能记流水账，切记会议纪要不是记录，不是原声呈现，要注重语言的提炼和逻辑的重组。
5. 注重语言风格
会议纪要一般不能过于直白，但也不宜虚话连篇。同时注意用词严谨，官方话要有，有时候还需无中生有；领导原话、关键词句要兼顾，如何把两者结合好，非常考验技巧。即便不能升华，也要力求添彩，而不能失色。
切记：认真做事只能把事情做对，用心做事才能把事情做好。
